Manual Gestión de la calidad

Gestión de la calidad

Cómo empezar

Manejar toda la documentación que se requiere en la gestión de la calidad puede ser una tarea ardua y complicada si no se adopta una herramienta eficaz, polivalente y a la vez sencilla en el uso diario. I-solver ofrece a los usuarios responsables de la gestión de la calidad una herramienta muy intuitiva de gestionar toda esta documentación. Para acceder a ella, clickando en el icono de Gestión de la calidad, abrirá una serie de pestañas en las cuales se podrán gestionar diferentes elementos dentro del proceso de calidad, como manuales, procedimientos, procesos o instrucciones, entre otras cosas.

Creando nuevos documentos

Crear un nuevo documento de calidad es análogo para cualquiera de los tipos de documentos, bien sean manuales, procedimientos, instrucciones o cualquier otro que se trate. En este ejemplo se trabajará sobre un nuevo documento de tipo Manual.

Entrando en la pestaña [Nuevo Manual] de la parte izquierda de la pestaña, se accede al formulario de creación de un nuevo documento, donde se puede especificar un código al documento, nombre, asignar un responsable de edición del documento y un responsable de aprobación, así como la versión del documento y por supuesto adjuntar el archivo. Por defecto, si no se especifica ningún valor en la versión del documento comenzará siempre en la versión 0.00.

Con esto ya se guarda una primera versión del documento en i-solver, con un responsable de edición y de aprobación. En esta primera fase, el archivo se encuentra en un estado “editando” en el que se puede seguir editando y modificando el archivo y volverlo a subir cuantas veces sean necesarias. Cuando se vuelve a subir el archivo en este estado, no se crea una nueva versión, simplemente se sustituye el archivo antiguo por el nuevo que se está subiendo y se sigue dejando en modo “editando”.

Es importante destacar que para el resto de usuarios el documento se encuentra “no disponible todavía” (1), ya que aún se encuentra en estado “editando” (2). Una vez ya se ha dejado de editar el archivo y se cree conveniente que pase a ser una versión, el archivo pasará a un estado “pendiente de aprobar” pulsando el botón correspondiente.

Estados del documento

El estado “pendiente de aprobar” es aquel en el que el archivo debe ser aprobado por el usuario encargado de ello para que la versión del documento sea definitiva. Pulsando el botón correspondiente, el documento queda aprobado y ya estará disponible esa versión. A partir de ese momento, la versión inicial queda aprobada y disponible y ya no será posible editarla más. Aparecen como datos, la fecha y hora en que fue creado, la fecha y hora en que fue aprobado y los usuarios encargados de la edición y aprobación.

Para subir una nuevo documento se repetirá todo el proceso, con la salvedad de que será una nueva versión y como tal, el número de versión se incrementa de forma automática y se repite todo el ciclo para esta nueva versión.

Ya aparecen las dos versiones, la aprobada y la que se está editando. Una vez aprobada la última versión, la anterior pasará a un estado “obsoleto” ya que existe una versión más actual, aunque el documento seguirá siendo accesible.

Otras consideraciones

Análogamente, todos estos pasos y estados por los que pasan los documentos, son válidos no sólo para los Manuales de calidad, sino también para los Procedimientos, Instrucciones, Formatos, Registros, Procesos, Planes de formación y Acciones formativas.

Documentos de calidad en los tickets
Adicionalmente, es posible poner a disposición de los usuarios, aquellos documentos de calidad que se consideren oportunos, dependiendo de la categoría de los tickets. Para ello, previamente deben existir documentos de calidad creados y después seguir los siguientes pasos:

1.    Ir a la categoría en la cual se quieren visualizar documentos de calidad: Configuración – Pestaña Relaciones y se elige la categoría correspondiente.
2.    Una vez desplegadas las propiedades de dicha categoría, en la pestaña Calidad aparecen todos aquellos documentos de calidad disponibles.
3.    Se marcan aquellos documentos que se quieran relacionar con dicha categoría y se pulsa en guardar.

A partir de ese momento, todos los tickets creados de esa categoría tendrán un nuevo apartado en el que saldrán aquellos documentos de calidad relacionados con dicha categoría.

A la izquierda entre paréntesis, se indica el tipo de documento de calidad y a la derecha el título de dicho documento. Pulsando sobre el enlace se abrirá para visualizarlo. De esta forma, es posible dejar de antemano en aquellas categorías que se consideren oportunas, aquellos documentos que hagan regencia a ella, como podrían ser procedimientos, instrucciones, manuales etc. que pueden ayudar a la resolución de la incidencia.